- Zayilik Belgesi Talebi
- Talep Sonucu
- Delil Listesi
TİCARİ DEFTERLERİN ZAYİ OLMASI HALİNDE ZAYİİ BELGESİ VERİLMESİ TALEBİ VE HUKUKİ SÜREÇ
GİRİŞ
Ticari hayatın vazgeçilmez unsurlarından olan ticari defterler, tacirlerin ticari işlemlerini kaydettikleri, mali durumlarını takip ettikleri ve yasal yükümlülüklerini yerine getirdikleri temel belgelerdir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK), tacirlere ticari defter tutma, bu defterleri usulüne uygun olarak kaydetme ve belirli süreler boyunca saklama yükümlülüğü getirmiştir. Ancak, tacirin iradesi dışında gelişen yangın, sel, deprem, hırsızlık gibi mücbir sebepler veya beklenmedik olaylar neticesinde bu defterlerin fiziken yok olması veya kullanılamaz hale gelmesi durumuyla karşılaşılabilmektedir. Bu durum, "ticari defterlerin zayi olması" olarak adlandırılır. Ticari defterlerin zayi olması halinde, tacirin hukuki ve vergisel sorumluluklardan kurtulabilmesi ve haklarını koruyabilmesi için mahkemeden "zayii belgesi" alması gerekmektedir. İşbu makalede, ticari defterler için zayii belgesi verilmesi talebine ilişkin dava süreci, bu davanın unsurları, ilgili mevzuat hükümleri ve hukuki sonuçları ayrıntılı olarak incelenecektir.
TİCARİ DEFTER TUTMA VE SAKLAMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
TTK'nın 64. maddesi uyarınca her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle malvarlığı durumunu, Türkiye Muhasebe Standartlarına ve TTK hükümlerine göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişilerin uzman yardımı olmaksızın anlayabileceği şekilde tutulmalıdır. Aynı maddenin beşinci fıkrası ve VUK'un ilgili maddeleri uyarınca, ticari defterlerin ve bu defterlere dayanak teşkil eden belgelerin son kaydın yapıldığı yılı takip eden yıldan başlayarak TTK'ya göre on yıl, VUK'a göre ise beş yıl süreyle saklanması zorunludur. Bu yükümlülük, ticari işlemlerin şeffaflığı, denetlenebilirliği ve ispatı açısından büyük önem taşımaktadır.
ZAYİİ BELGESİ ALMA ZORUNLULUĞU VE HUKUKİ DAYANAK
Ticari defterlerin saklanması tacirin sorumluluğunda olmakla birlikte, tacirin elinde olmayan nedenlerle (yangın, su baskını, yer sarsıntısı, hırsızlık vb.) bu defterlerin kaybolması, yani zayi olması mümkündür. TTK'nın 82. maddesinin yedinci fıkrası, bu duruma özel bir düzenleme getirmiştir: "Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir, zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir."
Bu hüküm, tacire, iradesi dışında gerçekleşen ve defterlerin kaybına yol açan olaylar karşısında hukuki bir güvence sağlamaktadır. Zayii belgesi, defterlerin tacirin kusuru olmaksızın kaybolduğunu resmi olarak tespit eden bir mahkeme kararı niteliğindedir.
ZAYİİ BELGESİ VERİLMESİ DAVASININ UNSURLARI
Zayii belgesi alınabilmesi için açılacak davanın belirli unsurları taşıması gerekmektedir:
a. Tacir Sıfatı: Davayı açacak kişinin TTK anlamında tacir olması veya tacir adına hareket eden yasal temsilcisi olması gerekir. İşbu Dilekçe'de davacı olarak bir şirketin gösterilmesi bu unsurun varlığını işaret etmektedir (Madde 1 [source: 1]).
b. Saklama Yükümlülüğü Altındaki Defterlerin Varlığı: Zayi olduğu iddia edilen defterlerin, TTK ve VUK uyarınca tutulması ve saklanması zorunlu olan ticari defterlerden olması gerekir. Örneğin; yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri gibi. İşbu Dilekçe'de hangi defterlerin zayi olduğunun belirtilmesi gerekliliği bu unsurla ilgilidir (Madde 2 [source: 3]).
c. Zayi Olma Vakıası: Defterlerin, TTK m. 82/7'de sayılan veya benzer nitelikteki bir afet (yangın, sel, deprem vb.) veya hırsızlık gibi tacirin kontrolü dışındaki bir olay nedeniyle kaybolmuş olması şarttır. Tacirin kendi kusuru veya ihmali ile defterlerin kaybolması durumunda zayii belgesi alınamaz. İşbu Dilekçe'nin açıklamalar bölümünde zayi olma olayının detaylandırılması beklenir (Madde 2 [source: 2]).
d. Nedensellik Bağı: Defterlerin kaybı ile meydana gelen afet veya hırsızlık olayı arasında doğrudan bir neden-sonuç ilişkisi bulunmalıdır. Tacir, defterlerin именно bu olay nedeniyle zayi olduğunu ispatlamakla yükümlüdür.
e. Süre: Zayi belgesi talebinin, tacirin defterlerin zayi olduğunu öğrendiği tarihten itibaren on beş gün (15 gün) içinde yapılması gerekmektedir. Bu süre, hak düşürücü niteliktedir. Sürenin kaçırılması halinde dava hakkı ortadan kalkar. Bu nedenle, zayi olma durumunun öğrenildiği tarihin tespiti ve bu tarihten itibaren ivedilikle mahkemeye başvurulması kritik öneme sahiptir.
DAVA SÜRECİ VE USUL HÜKÜMLERİ
a. Görevli ve Yetkili Mahkeme: Ticari defterlerin zayii nedeniyle belge verilmesi talepli davalarda görevli mahkeme, Asliye Ticaret Mahkemesi'dir. Yetkili mahkeme ise, TTK m. 82/7 uyarınca ticari işletmenin bulunduğu yer mahkemesidir. İşbu Dilekçe'nin başlığında "ASLİYE TİCARET MAHKEMESİ'NE" ifadesinin yer alması görevli mahkemenin doğru tespit edildiğini göstermektedir.
b. Dava Türü: Bu dava, hasımsız olarak açılır. Yani davada bir davalı taraf bulunmaz. Dava, hukuki niteliği itibarıyla bir tespit davasıdır ve 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nda (HMK) düzenlenen çekişmesiz yargı işlerindendir (HMK m. 382/2-e). Çekişmesiz yargı işlerinde, kural olarak re'sen araştırma ilkesi geçerlidir ve mahkeme, taleple bağlı olmaksızın gerekli gördüğü delilleri toplayabilir (HMK m. 385).
c. Dava Dilekçesi: Dava, basit ve anlaşılır bir dilekçe ile açılır. Dilekçede; davacı tacirin bilgileri, zayi olan defterlerin türü ve ait olduğu dönemler, zayi olma olayının tarihi, yeri ve nasıl gerçekleştiği detaylı bir şekilde açıklanmalı, olayın tacirin iradesi dışında meydana geldiği vurgulanmalı ve deliller belirtilmelidir (Madde 1, 2 [source: 1, 2, 3]). Talep sonucu kısmında, zayi olan defterler için zayii belgesi verilmesi açıkça istenmelidir (Talep Sonucu Madde 1 [source: 4]). Ayrıca, yeni defter tasdiki gibi işlemler için de bir dayanak oluşturması amacıyla usuli hükümlerin kurulması talep edilebilir (Talep Sonucu Madde 3 [source: 4]).
d. İspat Yükü ve Deliller: Zayi belgesi talebinde ispat yükü davacı tacirdedir. Tacir, defterlerin varlığını, kanuni süreler içinde saklandığını ve kendi kusuru olmaksızın bir afet veya hırsızlık sonucu zayi olduğunu inandırıcı delillerle ispatlamalıdır. Mahkeme, sunulan delillerle yetinmeyip re'sen araştırma yapabilir. Başlıca deliller şunlar olabilir:
I. Resmi Kurum Tutanakları: Yangın ise itfaiye raporu, hırsızlık ise polis veya jandarma tutanakları, sel veya deprem ise ilgili kurumların (örn: AFAD) raporları.
II. Tanık Beyanları: Olayı gören veya zayi olma durumuna şahit olan kişilerin beyanları. İşbu Dilekçe ekindeki Delil Listesi'nde tanık deliline dayanıldığı görülmektedir (Delil Listesi Madde 1 [source: 7]).
III. Keşif ve Bilirkişi İncelemesi: Mahkeme, olayın gerçekleştiği yerde keşif yapılmasına veya defterlerin durumu, olayın oluş şekli gibi teknik konularda bilirkişi incelemesine karar verebilir. İşbu Dilekçe ekindeki Delil Listesi'nde keşif talebi de bulunmaktadır (Delil Listesi Madde 2 [source: 7]).
IV. Fotoğraflar ve Diğer Belgeler: Olay yerine ait fotoğraflar, sigorta poliçeleri ve hasar tespit tutanakları gibi belgeler. İşbu Dilekçe ekinde fotoğrafların sunulduğu belirtilmiştir (Delil Listesi Madde 6 [source: 7]).
V. İsticvap: Mahkeme gerekli görürse davacı taciri veya şirket yetkilisini dinleyebilir (isticvap). İşbu Dilekçe ekindeki Delil Listesi'nde bu delile de yer verilmiştir (Delil Listesi Madde 3 [source: 7]).
e. Mahkemenin Kararı: Mahkeme, sunulan delilleri ve yaptığı araştırmayı değerlendirerek talebin kabulüne veya reddine karar verir. Talebin kabulü halinde, hangi defterlerin hangi döneme ait olarak zayi olduğuna ilişkin bir "zayii belgesi" niteliğinde karar verilir. Bu karar, kesinleştiğinde tacir için önemli bir hukuki belge niteliği kazanır.
ZAYİİ BELGESİNİN HUKUKİ SONUÇLARI
Zayii belgesi almanın tacir açısından başlıca hukuki sonuçları şunlardır:
a. İspat Kolaylığı: Zayii belgesi, defterlerin mücbir sebep veya tacirin kusuru dışındaki bir nedenle kaybolduğunu resmi olarak ispatlar. Bu durum, özellikle vergi incelemeleri veya ticari davalar sırasında önem kazanır.
b. Vergisel Yükümlülükler: VUK m. 13 uyarınca mücbir sebepler (yangın, yer sarsıntısı, su basması gibi afetler, kişinin iradesi dışındaki gaybubetler, ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk gibi) vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel olmuşsa, bu sebep ortadan kalkıncaya kadar süreler işlemez. Defter ve belgelerin bu tür mücbir sebepler nedeniyle zayi olması halinde, zayii belgesi ibraz edilerek defter ve belgeleri ibraz etme yükümlülüğünden kaynaklanabilecek cezai müeyyidelerden (örneğin, VUK m. 359'daki kaçakçılık suçlamaları veya re'sen tarhiyat riski) korunmak mümkün olabilir. Ancak zayii belgesi, tek başına vergi incelemesinden muafiyet sağlamaz; mükellefin beyanlarının doğruluğunu başka delillerle desteklemesi gerekebilir.
c. Ticari Davalarda Durum: Ticari uyuşmazlıklarda ticari defterler önemli bir delil kaynağıdır (HMK m. 222). Defterlerin zayi olması halinde, zayii belgesi sunularak defterlerin ibraz edilememesinin geçerli bir nedene dayandığı ispatlanabilir. Bu durum, ispat yükünün karşı tarafa geçmesine veya mahkemenin diğer delilleri değerlendirmesine yol açabilir.
d. Yeni Defterlerin Tasdiki: Zayi belgesi, sonraki dönemlere ait yeni ticari defterlerin açılış tasdiklerinin yapılmasında veya mevcut durumun resmiyet kazanmasında kolaylık sağlayabilir. İşbu Dilekçe'de bu yönde bir talep de bulunmaktadır (Talep Sonucu Madde 3 [source: 4]).
ZAYİİ BELGESİ ALINMAMASININ SONUÇLARI
Tacirin, defterleri zayi olmasına rağmen süresi içinde mahkemeye başvurarak zayii belgesi almaması ciddi olumsuz sonuçlar doğurabilir:
a. Defterleri İbraz Edememe Sorumluluğu: Vergi incelemeleri veya ticari davalar sırasında defterlerin ibrazı istendiğinde, geçerli bir mazeret (zayii belgesi) sunulamaması, tacirin aleyhine sonuçlar doğurur.
b. Vergi Cezaları: Defter ve belgeleri ibraz etmemek, VUK uyarınca re'sen vergi tarhiyatına ve ağır vergi cezalarına (vergi ziyaı cezası, usulsüzlük cezaları) yol açabilir. Duruma göre VUK m. 359 kapsamında defter ve belgeleri gizleme fiili olarak değerlendirilip hapis cezasını gerektiren suç isnadıyla karşılaşılabilir.
c. İspat Güçlüğü: Ticari davalarda, defterlerin ibraz edilememesi, tacirin kendi iddialarını ispatlamasını zorlaştırır ve aleyhine delil teşkil edebilir.
d. İdari Yaptırımlar: TTK'ya göre defter tutma ve saklama yükümlülüğüne aykırılık idari para cezalarını gerektirebilir.
SONUÇ
Ticari defterlerin zayi olması, tacirler için öngörülemeyen ancak hukuki ve mali açıdan ciddi sonuçları olabilen bir durumdur. Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi, tacirin kusuru olmaksızın meydana gelen afet veya hırsızlık gibi nedenlerle defterlerin kaybolması halinde, tacire "zayii belgesi" alma hakkı tanıyarak bir koruma mekanizması sunmaktadır. Bu belgenin alınabilmesi için, zayi olma durumunun öğrenilmesinden itibaren 15 günlük hak düşürücü süre içinde ticari işletmenin bulunduğu yer Asliye Ticaret Mahkemesi'ne hasımsız olarak başvurulması gerekmektedir. Davada, defterlerin varlığı ve zayi olma olayının tacirin iradesi dışında gerçekleştiği inandırıcı delillerle ispatlanmalıdır. Zayii belgesi, taciri başta vergi incelemeleri ve ticari davalar olmak üzere birçok hukuki süreçte defter ibraz edememe sorumluluğundan ve olası ağır yaptırımlardan koruyan kritik bir belgedir.
T.C.
...
ASLİYE TİCARET MAHKEMESİNE
DAVACI : Mersis No:
VEKİLİ : Av.
KONU : Ticari defterler için zayii belgesi talebidir.
AÇIKLAMALAR :
1. Müvekkil Şirkete ait ... adresinde bulunan binada ... tarihinde ... olayı meydana gelmiştir.
2. İlgili vakıa neticesinde ... defterlerinin zayii olduğunun anlaşılması üzerine işbu talepte bulunma zorunluluğu meydana gelmiştir.
3. ...
TALEP SONUCU :