İlgili kişinin Kuruma intikal eden şikâyetinde özetle, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK) Başkanlığı tarafından kişisel verileri ihtiva eden 40 sayfalık yazının Yükseköğretim Kurulu (YÖK) Başkanlığına bilgi amaçlı gönderildiği, sonrasında ilgili yazının YÖK Başkanlığı Hukuk Müşavirliği tarafından üst yazı ile üniversitelere bilgi amaçlı gönderildiği, “GİZLİ” ibareli söz konusu yazı ve belgelerin veri sorumlusu Üniversite tarafından tüm Üniversite çalışanlarına akademik ya da akademik olmayan ilgili ya da ilgisiz tüm personele e-posta yoluyla gönderildiği, söz konusu belgelerin veri sorumlusu Üniversite Rektörlüğü tarafından internet sitesinde yayımlandığı, ilgili kişinin konuya ilişkin yaptığı başvuruya istinaden veri sorumlusunun verdiği cevapta bu durumun sehven yapıldığının ifade edildiği belirtilerek “GİZLİ” ibareli ve mevcut durumda dava süreci devam eden konuyla ilgili belgelerin ilgisiz üçüncü kişilerle hem e-posta hem internet sitesi aracılığıyla paylaşılması sebebiyle 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) kapsamında veri sorumlusu hakkında gereğinin yapılması talep edilmiştir.

Konuya ilişkin olarak başlatılan inceleme çerçevesinde veri sorumlusu Üniversitenin savunması istenilmiş olup alınan cevabi yazıda özetle,

YÖK Başkanlığı Hukuk Müşavirliği tarafından gönderilen üst yazı ekinde sunulan TÜBİTAK Başkanlığının yazısında özetle, TÜBİTAK Araştırma ve Yayın Etiği Kurulu tarafından yapılan incelemeler sonucunda 15 hakemli derginin imtiyaz sahibi ve yayıncısı olan ilgili kişinin "haksız yazarlık" yaptığının tespit edildiği ve bu doğrultuda kendisine 5 yıl süre ile yaptırım uygulanacağı ve ilgili kişinin sahibi ve yazarı olduğu dergilerin "yağmacı yayıncılık" açısından derin kuşkular içermesi nedeniyle akademik teşvik, atama ve yükseltmelerde bu dergilerin değerlendirme dışı bırakılması için gerekli işlemlerin başlatılmasına karar verildiğinin belirtildiği, Üniversite Rektörlüğü tarafından TÜBİTAK tarafından verilen yaptırım kararı uyarınca "yağmacı yayıncılık" açısından şüpheli bulunan ve akademik teşvik, atama ve yükseltmelerde kullanılması yasaklanan dergilerin Üniversitenin ilgili akademik aktörleri ile paylaşılmasına, bu şekilde YÖK tarafından paylaşılan ilgili yazının gereğinin yerine getirilmesine karar verildiği, Ekinde TÜBİTAK Raporunu barındıran ilgili yazının öncelikle Üniversite içerisinde yalnızca fakülte dekanları ile kurum içi profesyonel haberleşme için kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) aracılığıyla paylaşıldığı, bunun dışında e-posta veya benzeri herhangi bir araç ile paylaşım yapılmadığı, söz konusu veri paylaşımının TÜBİTAK Araştırma ve Yayın Etiği Kurulu Kararının gereğinin yerine getirilmesi kapsamında Kanun’un 5’inci maddesinin (2) numaralı fıkrasının (ç) bendi uyarınca hukuki yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi için ilgili kişiye ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması şartına ve Kanun’un 5’inci maddesinin (2) numaralı fıkrasının (e) bendi uyarınca, akademik aktörlerin teşvik, atama ve yükseltme işlemlerinin tesis edilebilmesi için bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması şartına dayanılarak gerçekleştirildiği, Devam eden süreçte, Üniversitede akademik çalışmalar yürütmekte olan öğrenciler ile akademik personelin, "yağmacı yayıncılık" şüphesi kapsamında kullanımı yasaklanan ilgili dergileri çalışmalarına esas alması halinde ilgili kişilerin ve/veya Üniversitenin yaşayabileceği mağduriyet riskleri göz önüne alınarak akademik aktörler tarafından sıkça takip edilen Üniversite internet sitesi üzerinde yayımlanmasına karar verildiği, ilgili verilerin internet sitesinde paylaşılmasında ise, Kanun’un 5’inci maddesinin (2) numaralı fıkrasının (f) bendi uyarınca gerek Üniversite gerek Üniversite bünyesindeki akademik aktörlerin hak kaybına uğramaması ve akademik çalışmaların mevzuata ve yetkili kurum kararlarına uygun yürütümünün sağlanması yönündeki meşru menfaatleri için veri paylaşımının zorunlu olması haline dayanıldığı, ilgili kişisel veri işleme şartı yönünden yapılan değerlendirmede ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeme koşulunun da göz önüne alındığı, şikâyete konu olayın ulusal birçok gazete ve uluslararası platformda erişime açık birçok internet sitesinde yer alması ve kamuoyu tarafından bilinen bir olay olmasından ve paylaşılan bilgilendirmede bu olayı aşar nitelikte kişisel veri paylaşımına yer verilmediğinden hareketle ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeyecek boyutta bir paylaşım olduğuna kanaat getirildiği, Veri işleme faaliyetinin TÜBİTAK Başkanlığı tarafından hazırlanan raporun Üniversite fakülte dekanlarıyla EBYS üzerinden paylaşılması ve internet sitesi üzerinden yayımlanması suretiyle gerçekleştirildiği, bu kapsamda ilgili kişiye ait ad-soyadı, unvan, adres bilgisi, imtiyaz sahibi yayıncısı ve/veya temsilcisi olduğu dergi bilgileri, akademik çalışma alanı bilgileri, taraf olduğu dosya ve soruşturma bilgileri, hakkındaki görüş yazıları ve hakkındaki komisyon görüşünün üçüncü kişiler ile paylaşıldığı, İlgili kişinin Üniversite internet sitesi üzerinden yapılan paylaşıma ilişkin olarak yaptığı başvuru doğrultusunda konunun tekrar incelendiği ve olayın üzerinden geçen süreden ve akademik aktörlerin geçen süre zarfında bu konuda bilgilenmiş olmalarından hareketle ilgili kişinin talebinin yerine getirildiği, internet sitesi üzerinden yapılan paylaşımın kaldırıldığı

ifade edilmiştir.

Konuya ilişkin yapılan incelemede Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 04/11/2021 tarihli ve 2021/1127 sayılı Kararı ile,

Kanunun “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde kişisel verinin, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi, veri sorumlusunun, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi, kişisel verilerin işlenmesinin ise kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem olarak tanımlandığı, Yine Kanun’un 4’üncü maddesinin (1) numaralı fıkrasında kişisel verilerin, ancak bu Kanunda ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenebileceği hükmüne, (2) numaralı fıkra gereğince ise kişisel verilerin işlenmesinde “Hukuka ve dürüstlük kurallarına u