(4734 S. K. m. 30, 54, 65) (Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m. 29) (İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik m. 18) 
Toplantı No: 2012/057 
Gündem No: 29
Karar Tarihi: 26.09.2012
Karar No: 2012/UM.II-3746  
Şikayetçi: Polen Akaryakıt Petrol Ürünleri Nakliye Turizm Oto Yedek Parça Oto Döşeme Taah.Tic. Ltd. Şti., Yeni Mah. Stadyum Cad. No: 77/A İNCİRLİK ADANA
İhaleyi Yapan Daire: Yüksek Öğrenim Kredi Ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğü Yurtkur Adana Bölge Müdürlüğü, Reşatbey Mah Ordu Cad. 62003 Sk. No.4 ADANA
Başvuru Tarih ve Sayısı: 29.08.2012 / 29718 
Başvuruya Konu İhale: 2012/84503 İhale Kayıt Numaralı "Kalorifer Yakıtı (4 No' Lu Fueloil) Alımı" İhalesi
Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:  Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu Adana Bölge Müdürlüğü tarafından 09.08.2012 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Kalorifer Yakıtı (4 No'lu Fueloil) Alımı” ihalesine ilişkin olarak Polen Akaryakıt Petrol Ürünleri Nakliye Turizm Oto. Yedek Parça Oto. Döşeme Taah. Tic. Ltd. Şti.nin 16.08.2012 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 22.08.2012 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 29.08.2012 tarih ve 29718 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 28.08.2012 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2012/3241 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
Karar: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle kesinleşen ihale kararının bildirimine ilişkin yazıda firmalarının İdari Şartname’de bayilik belgesine eklenilmesi istenilen akaryakıt dağıtım ve pazarlama kuruluşunun yetkili temsilcisini gösteren belgenin uygun olmaması gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı belirtilmesine karşın, idareye şikâyet başvuruları üzerine idarenin söz konusu belgenin ihale dosyasında bulunmadığını bildirdiği, bayilik belgesine eklenilmesi istenilen evrakın firmalarınca eklendiği ve bu evrakın noter tasdikli olmamasının bayiliklerinin devam ettiği onaylanabileceğinden ihale dışı bırakılma sebebi olamayacağı, ihalenin en avantajlı ikinci teklif sahibi firma üzerinde bırakılması halinde idarenin 91.500,00 TL zarara uğrayacağı iddialarına yer verilmiştir.
A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
Başvuru konusu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde ihale konusu alımın adı“Kalorifer yakıtı (Fuel oil 4)” olarak belirlenmiştir.
Anılan Şartname’nin 7.5.2’nci maddesinde “…b) İstekli yetkili satıcı veya yetkili temsilci ise yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belge veya belgeler;
1. Bayisi olunan Akaryakıt Dağıtım ve Pazarlama Kuruluşundan alınmış, Yetkili Satıcı Belgesi (Bayilik Belgesi)
2. Bayilik Belgesi, ihale tarihi itibarıyla geçerliliği devam etmeli, Akaryakıt Dağıtım ve Pazarlama Kuruluşunun yetkili temsilcisi tarafından imzalanmalı, Akaryakıt Dağıtım ve Pazarlama Kuruluşunun yetkili temsilcisini gösteren belge (İmza sirküleri, vekaletname) Bayilik Belgesine eklenmelidir.” düzenlemesine yer verilmiştir.
Söz konusu düzenleme ile isteklilerden teklif dosyaları kapsamında bayilik belgesi ve bayilik belgesi üzerinde imzası bulunan şahıs veya şahısların yetkili olduğunu gösteren imza sirküleri ve vekaletname sunulmasının istenildiği anlaşılmaktadır.
Bahse konu Şartname’nin 7.7’nci maddesinde ise “Belgelerin sunuluş şekli
7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. ...
7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile ibraz edilenin aynıdır veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.
7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından aslı idarece görülmüştür veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler. …” düzenlemesi yer almaktadır.
Kuruma gönderilen ihale işlem dosyası içerisinde yer alan bilgi ve belgelerin incelenmesinden 09.08.2012 tarihli “Uygun olmayan belgelerin uygun sayılmama gerekçelerine ilişkin tutanak”ta başvuru sahibinin bayilik belgesi eki imza sirküsü ve vekâletnamenin uygun olmadığı belirtilmekte ve söz konusu belgelerin uygun sayılmama gerekçesinde ise “idari şartnamenin 7.5.2-b-2 maddesine göre bayilik belgesine eklenmesi gereken Akaryakıt Dağıtım ve Pazarlama Kuruluşunun yetkili temsilcisini gösteren imza sirküsü ve vekaletname idari şartnamenin 7-7-1 maddesi gereğince aslı veya noter tasdikli örneği uygun değil” ifadelerinin yer aldığı,
Aynı tarihli ihale komisyonu kararında başvuru sahibi isteklinin teklifinin, İdari Şartname’nin 7.5.2.b.2’nci maddesi gereği bayilik belgesine eklenmesi gereken imza sirküsü ve vekâletnamenin noter tasdikli olmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığının belirtildiği,
Başvuru sahibine hitaben yazılan 10.08.2012 tarihli kesinleşen ihale kararı bildirim yazısında ise “… Teklifiniz; 1- İdari Şartnamenin 7.5.2-b.2. maddesine göre bayilik belgesine eklenmesi gereken Akaryakıt Dağıtım ve Pazarlama Kuruluşunun yetkili temsilcisini gösteren imza sirküsü ve vekaletname idari şartnamenin 7.7.1 maddesi gereğince aslı veya noter tasdikli örneği uygun olmadığından değerlendirmeye alınmamıştır.” ifadelerinin yer aldığı görülmektedir.
Başvuru sahibinin, teklifinin değerlendirme dışı bırakılması kararına karşı yaptığı 16.08.2012 tarihli şikâyet başvurusu üzerine idarece alınan 22.08.2012 tarihli kararda ise “… Şikayet başvurusunda bulunan istekliye… ait teklif dosyasında, İdari Şartnamenin 7. Maddesinin (5.2-b.2) maddesine göre istenen bayilik belgesi eki akaryakıt dağıtım pazarlama kuruluşunun yetkili temsilcisini gösteren imza sirküsü, vekaletname bayilik belgesine eklenmesi gerekirken eklenmediği tespit edildiğinden, şikayet başvurusunda bulunan istekliye ait teklifin İhale Komisyonu tarafından değerlendirmeye alınmamasında mevzuata aykırılık bulunmamaktadır…” denilmek suretiyle şikayet başvurusunun reddine karar verilmiştir.
Bu bakımdan ihale komisyonu kararı ve kesinleşen ihale kararı ile şikâyete cevap yazısında başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesinin çelişkili olduğu görülmekle birlikte bu hususun esasa etkili olmadığı anlaşılmıştır.
Konuyla ilgili olarak 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’ uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.
Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.  Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur.
Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.
Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.” hükmü yer almaktadır.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29’ uncu maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.
(2) Noter onaylı belgelerin, aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez.…” hükmü yer almaktadır.
Başvuru sahibi isteklinin teklif dosyası kapsamında sunduğu belgeler incelendiğinde, OMV Petrol Ofisi A.Ş. Genel Müdürlüğü tarafından başvuru sahibi istekli adına düzenlenen 06.08.2012 tarihli bayilik belgesi sunulduğu, söz konusu belgede başvuru sahibinin Kal-yak (FO-4) ürünlerini satabildiği ve belgenin istek üzerine 2012 yılında yapılacak kamu ve özel sektör ihalelerinde kullanılmak üzere verildiği belirtilmektedir.
Söz konusu bayilik belgesi üzerinde Ticari Satışlar ve M. Yağlar Direktörlüğü Toptan Satışlar Müdürlüğü Güney-Özel Müşteriler Müdürü Bahtiyar ŞENSOY ile Ticari Satışlar ve M. Yağlar Direktörlüğü Toptan Satışlar Müdürü Seyfettin EREKER’in imza ve kaşeleri bulunmaktadır.
Bayilik belgesinin eki olarak ise vekâletname ile müstenidat olduğu anlaşılan imza sirküleri sunulmuştur.
Şikâyete konu edilen hususun belgelerin sunuluş şekli ile ilgili olması ve idarenin 04.09.2012 tarihli yazısı ekinde gönderilen aslı idarece onaylanmış ihale işlem dosyası içerisinde yer alan belgeler üzerinden tam bir değerlendirme yapılamaması nedeniyle idareden 14.09.2012 tarihli ve 3241-2430 sayılı yazı ile ihaleye teklif veren firmalar tarafından teklif dosyalarında sunulan bayisi olunan Akaryakıt Dağıtım ve Pazarlama Kuruluşu’ndan alınmış Yetkili Satıcı Belgesi (Bayilik Belgesi) ve bu belgeye eklenmesi gereken Akaryakıt Dağıtım ve Pazarlama Kuruluşu’nun yetkili temsilcisini gösteren imza sirküleri ve vekâletnamelerin inceleme sonuçlandırıldığında iade edilmek üzere asılları talep edilmiştir.
İdarenin 17.09.2012 tarihli ve 1689/4808 sayılı yazısı ile istekliler tarafından ihale komisyonuna sunulan uyuşmazlık konusu belgelerin asılları Kurumumuza gönderilmiş olup, başvuru sahibi isteklinin ihale komisyonuna sunduğu belgeler incelendiğinde, 06.08.2012 tarihli bayilik belgesinin fotokopi olduğu, söz konusu belge üzerinde başvuru sahibi adına Erhan ÖZYILMAZER tarafından imzalı “aslını elden teslim aldım” ibaresinin ve “03.09.2012” tarihinin yer aldığı görülmektedir.
Bu bilgiler ışığında, 09.08.2012 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye başvuru sahibi tarafından bayilik belgesinin hangi şekilde sunulduğu tam olarak anlaşılamamakla birlikte, bayilik belgesinin eki olarak sunulması gereken vekâletnamenin fotokopisi üzerinde “aslı gibidir” onayı bulunduğu ancak, bu onayın altında OMV Petrol Ofisi A.Ş. Genel Müdürlüğü adına Bahtiyar ŞENSOY’un kaşesinin yer aldığı, kaşe üzerindeki imzanın ise hangi şahsa ait olduğunun tespit edilemediği, imza sirkülerinin müstenidat şeklinde sunulduğu ve üzerinde “Müstenidattır Tek Başına Kullanılamaz” ibaresinin yer aldığı, bayilik belgesinde imzası bulunan Seyfettin EREKER imza sirküleri üzerinde imza yetkilileri olarak sayılan şahıslar arasında bulunmasına karşın Bahtiyar ŞENSOY’un imza yetkilisi olarak adının geçmediği anlaşılmıştır.
Belirtilen sebeplerden başvuru sahibi istekli tarafından İdari Şartname’nin 7’nci maddesinin beşinci fıkrasının ikinci bendinin (b) alt bendinde sayılan belgelerin Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29’uncu maddesine aykırı olarak sunulduğu anlaşılmış olup, anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.
B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.
İhale üzerinde bırakılan Tüzyıl Pet. ve Pet. Ürün. İnş. Nak. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif dosyası kapsamında sunduğu belgeler incelendiğinde, imza sirkülerinin vekaletnamenin müstenidatı olarak sunulduğu ve imza sirküleri üzerinde bayilik belgesinde imzası bulunan şahıslardan Seyfettin EREKER’İN adı ve imzası bulunmakla birlikte, Bahtiyar ŞENSOY’un söz konusu imza sirkülerinde yer almadığı görülmektedir. Bu bakımdan söz konusu bayilik belgesinin üzerinde imzası bulunan şahsın yetkili olduğunu gösteren imza sirkülerinin mevzuata uygun olarak sunulmadığı anlaşılmıştır.
Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenen Yusufoğlu San. ve Tic. A.Ş.nin teklif dosyası kapsamında sunduğu belgeler incelendiğinde, bayilik belgesi üzerinde OMV Petrol Ofisi A.Ş. adına Müşteri Hizmetleri Müdürü Bahadır ALTUNTAŞ’ın imzasının bulunduğu, noter onaylı “Beyanname” başlıklı belgede “01.01.2011 tarihinden itibaren Şirketimizle bayilerimiz arasında akdedilen bayilik sözleşmelerinin şirketimizin 3. Derece imza yetkisine sahip iki yetkili tarafından imzalandığını ve bu sözleşmelerin şirketimizin bilgisi dahilinde tanzim edildiğini bu hususu şirket olarak kabul ettiğimizi beyan ederiz.” ifadesinin yer aldığı, söz konusu beyanın Petrol Ofisi A.Ş.yi temsile yetkili Melih TÜRKER ve Ali Ertan ÇAKIR’a ait olduğu bilgisinin yer aldığı ve imza sirkülerinin anılan belgenin müstenidatı olarak sunulduğu görülmektedir. Bu bakımdan söz konusu bayilik belgesinin üzerinde imzası bulunan şahsın yetkili olduğunu gösteren vekâletname ve imza sirkülerinin mevzuata uygun olarak sunulmadığı anlaşılmıştır.
Bu bakımdan ihale üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenen isteklilerin İdari Şartname’nin 7’nci maddesinin beşinci fıkrasının ikinci bendinin (b) alt bendinde sayılan belgeleri Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29’uncu maddesine aykırı olarak sunduğu anlaşılmış olup anılan isteklilerin tekliflerinin değerlendirilme dışı bırakılması gerekmektedir.
Başvuru sahibinin itirazen şikâyet başvurusunun reddi ile eşit muamele ilkesi yönünden yapılan inceleme neticesinde geçerli teklif olarak belirlenen diğer iki isteklinin teklifinin de değerlendirme dışı bırakılması gerektiği anlaşıldığından, ihalede geçerli teklif kalmaması nedeniyle ihalenin iptali gerekmektedir.
Sonuç olarak yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,
Oybirliği ile karar verildi. (¤¤)

Full & Egal Universal Law Academy