(4734 S. K. m. 54, 65)
Toplantı No: 2014/042
Gündem No: 54
Karar Tarihi: 25.06.2014
Karar No: 2014/UH.III-2468
Şikayetçi: Prizma Personel Destek Hizmetleri Ltd. Şti., KILIÇ HUKUK BÜROSU ATATÜRK BULVARI 169/68 KAVAKLIDERE/ ANKARA
İhaleyi Yapan Daire: Çevre Ve Şehircilik Bakanlığı Döner Sermaye İşletmesi, Vekaletler Cad. No:1 Bakanlıklar ANKARA
Başvuru Tarih ve Sayısı: 09.06.2014 / 18197
Başvuruya Konu İhale: 2014/30969 İhale Kayıt Numaralı "Etkileşim Merkezi 12 Ay" İhalesi
Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Döner Sermaye İşletmesi tarafından 15.04.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Etkileşim Merkezi 12 Ay” ihalesine ilişkin olarak Prizma Personel Destek Hizmetleri Ltd. Şti.nin 21.05.2014 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 29.05.2014 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 09.06.2014 tarih ve 18197 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 09.06.2014 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2014/1875 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
Karar: Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,
1) Teknik Şartname'de istenilen belgelerin sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak teklif mektubu ekinde ihale dokümanında istenilen bütün belgelerin idareye sunulduğu, Teknik Şartname'de istenilen belgelerin teklif ekinde sunulma zorunluluğunun bulunmadığı, Teknik Şartname'de yer verilen belgeleri sunmadıkları gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına rağmen aynı işlemin Assistt Rehb. ve Müş. Hiz. A.Ş.ye uygulanmadığı, idare tarafından teklif değerlendirmesinin İdari Şartname'ye aykırı yapıldığı, İdari Şartname'nin 5.1. ve 35.1.1'inci maddeleri ile ihale ilanının 4'üncü maddesi çerçevesinde puanlama yapılmadığının anlaşıldığı, puanlama yapıldıysa kaç puan aldıklarının bildirilmediği, idarenin ihalenin iptaline ilişkin takdir hakkını hukuka aykırı kullandığı, fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama yöntemine yönelik düzenlemenin gerekçelerine kesinleşen ihale kararında yer verilmediği, tekliflerinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tâbi tutulmadığı,
2) Aşırı düşük teklif sorgulamasına tâbi tutulan Assistt Rehb. ve Müş. Hiz. A.Ş.nin teklifinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tâbi tutulmadan değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, zira teklif ekinde sunulan vekâletin yetersiz olduğu, Ticaret Sicil Gazetesi'nin son durumu yansıtmadığı, sanayi odası ve meslek odası belgelerinin süresinin uygun olmadığı, iş hacmini gösteren belgelerin gerçeği yansıtmadığı ve ilgili tasdiklerin yer almadığı, iş deneyim belgesinin eksik ve kusurlu olduğu, fiyat dışı unsurlar yönünden belgelendirmenin eksik olduğu ve puanlamaya alınmaması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:
Başvuru konusu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde“2.1. İhale konusu hizmetin;
a) Adı: Etkileşim Merkezi 12 ay
b) Miktarı ve türü:
14 kalem personel ve hizmet alımı
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
c) Yapılacağı yer: Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Trabzon” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi” başlıklı 35’inci maddesinde “35.1. Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif, fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirlenecektir.
35.1.1.
1) Fiyat : %75
2) Fiyat Dışı Unsur 1: % 5 EN 15838 Müşteri İletişim Merkezleri Hizmet Sağlama Gereklilikleri standardına uygun hizmet vereceğini belgelemesi
3) Fiyat Dışı Unsur 2: % 5 ISO 10002 Müşteri Memnuniyeti Müşteri Şikayetlerinin Yönetimi Standardına uygun hizmet vereceğini belgelemesi,
4) Fiyat Dışı Unsur 3: % 5 En az 6 ay Sosyal Medya izleme (anahtar kelimeler bazında blog, mikroblog ve internet sitelerinden içerik takibi ve otomatik sentiment analizi), raporlama (içeriklerin katagorilere ayrılması ve raporlanması) ve cevaplama (blog, mikroblog ve internet sitelerinde takip edilen içeriklerin cevaplanması, uygunsuz içeriklerin silinmesi) konusunda tek sözleşme kapsamında bir proje gerçekleştirmiş olmanın fatura, sözleşme, raporlar (internet üzerindeki yapılan cevaplama örnekleri vs.) ve müşteri yazısı ile belgelenmesi,
5) Fiyat Dışı Unsur 4: % 5 En az 6 ay çağrı merkezi hizmeti kapsamında mevzuat uzmanı (VT tarafından cevaplanamayan özellikle mevzuatla ilgili yüksek seviye bilgi, yönlendirme ve takip gerektiren konular, konusunda uzman kişi) çalıştırmış olmak ve bu alanda vatandaşlara hizmet veren bir proje gerçekleştirmiş olmanın kurum/firma ile yapılan sözleşme, şartname ve müşteri yazısı ile belgelenmesi,
6) Fiyat Dışı Unsur 5: % 5 Vatandaş/müşteriden gelen bilgi, talep, ihbar/şikayetlerin kurum ile ilgili aksiyon gerektirdiği durumlarda kayıt altına alınarak talep yönetiminin yapıldığı ve asgari 1000 kurum/müşteri kullanıcısı tarafından kullanılmış yazılım geliştirmesi yapmış olmak, geliştirilen yazılımın performans takibi (kurum/müşterinin bölüm/birim ve/veya personel bazında SLA takibi yapabilen) sahip olduğunun kurum/firma ile yapılan sözleşme, şartname ve müşteri yazısı ile belgelenmesi
Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde izlenecek yöntem, fiyat ve fiyat dışı unsurlar için nispi ağırlık katsayıları belirlenmesi şeklinde olacaktır.
İsteklinin teklifi, istekli tarafından verilen, her bir fiyat dışı unsurun mevcut olduğunu beyan ve taahhüt eder dokümanlar doğrultusunda idare tarafından puanlanacaktır.
Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, fiyat ve her bir fiyat dışı unsura verilen puan ile ilgili ağırlık katsayılarının çarpımı ile ortaya çıkacak puanların toplanması sureti ile belirlenecek ve en yüksek puana ulaşan teklif, ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak değerlendirilecektir.
Ağırlık katsayılarının toplamı 1 olacak ve değerlendirmeye alınacak fiyat ve fiyat dışı unsurlar “100” tam puan üzerinden puanlandırılacaktır. Hesaplamalarda elde edilen puanlarda virgülden sonra sadece 2 ondalık basamağa yer verilecektir. (Örnek:6,45)” düzenlemesinin yer aldığı görülmüştür.
Teknik Şartname’nin “İnsan Kaynakları ve Eğitim” başlıklı 5’inci maddesinde “5.10. Operasyon Grubu çalışanları aşağıdaki özellikleri sağlamakla birlikte, Kurum söz konusu yetkinlikleri doğrulamak için ilgili sertifika ya da belgeleri Yüklenici’den isteme hakkına sahiptir.
…5.10.5. Raporlama-Analiz Uzmanı;
Özellikleri
En az önlisans mezunu
En az 3 (Üç) yıllık istatistik uygulama deneyimine sahip olmaları gerekmektedir.
Buna ilişkin özgeçmiş, çalışma belgesi, şirket organizasyonu, görev tanımı gibi dokümanları hizmet alımı işinin başlaması öncesi Kurum’a sunacaktır.
Görevleri
Etkileşim Merkezi faaliyetlerinin raporlanması, hizmet verilerinin analiz edilmesi hizmetlerinden sorumlu olacaktır.
…5.12. İstekli Operasyon Grubu’nun dışında yer alan işe alım süreçlerini hızlı, esnek ve gereksinimlere uygun şekilde yerine getiren bir insan kaynakları grubuna sahip olacaktır. İstekli, buna ilişkin özgeçmiş, çalışma belgesi, şirket organizasyonu, görev tanımları gibi dokümanları teklifinin ekinde verecektir.
5.13. İstekli, Operasyon Grubu’nun dışında yer alan ve periyodik raporların üretimini gerçekleştiren ve çıkarımlarda bulunan bir raporlama grubuna sahip olacaktır. İstekli, buna ilişkin özgeçmiş, çalışma belgesi, şirket organizasyonu, görev tanımları gibi dokümanları teklifinin ekinde verecektir.
5.14. İstekli, Operasyon Grubu’nun dışında yer alan ve eğitim faaliyetlerini düzenleyen bir eğitim grubuna sahip olacaktır. İstekli, buna ilişkin özgeçmiş, çalışma belgesi, şirket organizasyonu, görev tanımları gibi dokümanları teklifinin ekinde verecektir.
5.15. İstekli, Operasyon Grubu’nun dışında yer alan ve kalite güvence süreçlerini gerçekleştiren bir Kalite Güvence Grubuna sahip olacaktır. İstekli, buna ilişkin özgeçmiş, çalışma belgesi, şirket organizasyonu, görev tanımları gibi dokümanları teklifinin ekinde verecektir.” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “Teknik Altyapı Özellikleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.2.ACD (Otomatik Çağrı Dağıtma Sistemi)
…7.2.2. ACD (Otomatik Çağrı Dağıtma Sistemi) ürününün BHCC (BusyHour Call Completion) performans değeri en az 500.000 (Beş Yüz Bin) olacaktır. Bu şartı karşıladığına dair belge İstekli tarafından teklif sırasında sunulacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.
İhale komisyonu kararı incelendiğinde, Teknik Şartname’nin 5.12, 5.13, 5.14 ve 5.15’inci maddelerinde teklif ekinde sunulması gereken belgeler arasında yer alan dokümanlardan şirket organizasyonu belgesinin sunulmadığı, grup tanımına uyulmadığı, raporlama eğitim ve performans yönetimi uzmanı olarak teklif edilen personelin Teknik Şartname’nin 5.10.5’inci maddesinde istenilen kriterleri karşılamadığı ve 7.2.2’nci maddesinde istenilen kriteri tevsik edici belge sunmadığı gerekçesiyle başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı tespit edilmiştir.
İdare tarafından işletilen ihale süreciyle ilgili itirazen şikâyet dilekçesinde yer alan iddialara ilişkin yapılan inceleme:
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 4’üncü bölümünde tekliflerin ne şekilde değerlendirileceğine ilişkin hükümler yer almaktadır. Öncelikle teklifler isteklilerden alınmakta ve açılmaktadır. İhalenin ilk oturumunda, yeterlik kriteri olarak belirlenen belgelerin isteklilerce eksik sunulup sunulmadığı hususlarında inceleme yapılmaktadır. Bu hususlara ilişkin hükümler, Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde yer almaktadır. Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde ise tekliflerin ne şekilde değerlendirileceğine ilişkin hükümler yer almaktadır. Bu aşamada, sunulan belgelerin detaylı incelemesine geçilmekte olup yeterlik kriterlerini karşılamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılmaktadır. Bu aşamadan sonra sunulan tekliflerden aşırı düşük olanlar için aşırı düşük teklif sorgulama süreci işletilmektedir. Bu sürecin sonunda ise ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenmekte ve ihale sonuçlandırılmaktadır. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif ise, sadece fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenmektedir. Dolayısıyla, fiyat dışı unsurlara ilişkin yapılan değerlendirmenin ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi aşamasında yapıldığı, dolayısıyla bu işlemin tekliflerin değerlendirilmesi ve eğer varsa aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasından sonra gerçekleştirildiği anlaşılmaktadır.
Uygulamaya ilişkin aynı hükümler, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuru ve Teklifler, Başvuruların ve Tekliflerin Alınması, Açılması ve Değerlendirilmesi,
Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklif ve İhalenin Sonuçlandırılması” başlıklı 3’üncü kısmında da yer almaktadır.
İhale İşlem dosyası incelendiğinde, fiyat dışı unsurlara ilişkin idare tarafından herhangi bir değerlendirme yapılmadığı tespit edilmiştir. İhale komisyonu kararından ise, başvuru sahibi isteklinin istenilen belgeleri sunmadığı gerekçesiyle, Assistt Rehb. ve Müş. Hiz. A.Ş. tarafından sunulan teklifin ise aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.
Yukarıda yer verilen tespitler çerçevesinde, Assistt Rehb. ve Müş. Hiz. A.Ş.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi aşamasından önce değerlendirme dışı bırakıldığı, başvuru sahibi isteklinin ise aşırı düşük teklif değerlendirme aşamasından önce değerlendirme dışı bırakıldığı, dolayısıyla fiyat dışı unsurlara ilişkin idarece değerlendirme yapılmamasında ve aşırı düşük teklif sorgulamasına tâbi tutulmamasında mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.
Öte yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi” başlıklı 41’inci maddesinde “İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil olmak üzere, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirilir. İhale sonucunun bildiriminde, tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilir.
İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılır...”hükmü yer almaktadır.
Söz konusu Kanun hükümlerinden, ihalenin iptal edilmesi halinde iptal gerekçesi de belirtilerek kesinleşen ihale kararının isteklilere bildirileceği hüküm altına alınmıştır. Somut olayda, ihale komisyonu kararında “İhale komisyonumuz tarafından yapılan değerlendirme sonucu geçerli teklif kalmadığından ihalenin iptal edilmesine
Oybirliği ile karar verilmiştir.” ifadelerine yer verildiği tespit edilmiş olup iptal gerekçesi olarak geçerli teklif kalmaması hususu belirtilmiştir. Öte yandan, fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama yöntemine yönelik düzenlemelere İdari Şartname’nin 5’inci ve 35’inci maddelerinde yer verildiği tespit edilmiş olup bu hususlara ayrıca kesinleşen ihale kararında yer verilme zorunluluğu bulunmadığı anlaşılmıştır.
Başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına ilişkin yapılan inceleme:
Şikâyete konu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği anlaşılmaktadır. Bu çerçevede, İdari Şartname’de fiyat teklifinin ağırlığının %75 olarak belirlendiği, fiyatla birlikte 5 adet fiyat dışı unsurun belirlendiği, her bir fiyat dışı unsur için ağırlığın %5 olarak belirlendiği, fiyat dışı unsurlardan istenilen puanın elde edilebilmesi için isteklilerce sunulması gereken belgelere İdari Şartname’de yer verildiği tespit edilmiştir.
Ayrıca, ihaleye katılabilmek için gereken belgelere ve yeterlik kriterlerine İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde yer verildiği, fiyat dışı unsurlara ilişkin belirlenen puanların alınabilmesi için istekliler tarafından sunulması gereken belgelere ise aynı Şartname’nin 5’inci ve 35’inci maddelerinde yer verildiği ve bu belgelerin başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına gerekçe gösterilen belgeler arasında yer almadığı tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale ve Ön Yeterlik Dokümanının İçeriği ve İdari Şartnamede Yer Alması Zorunlu Hususlar” başlıklı 27’nci maddesinde “İhale dokümanında; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgiler bulunur. Ön yeterlik dokümanında ise adaylarda aranılan şartlara, ön yeterlik kriterlerine ve gerekli diğer belge ve bilgilere yer verilir.
İdari şartnamede ihale konusuna göre asgari aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur:
…
e) İsteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterleri” hükmü yer almaktadır.
Bu doğrultuda, teknik şartnamelerde isteklilerin ihaleye katılımda teknik yeterliğe ilişkin sunacağı belgelere yönelik düzenleme yapılması durumunda, bu belgelere idari şartnamelerin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı maddesinde yer verilmesi gerekmektedir. Yani, ihaleye katılım aşamasında isteklilerden istenen bir belgenin yeterlik kriteri işlevi görebilmesi için idari şartnamelerde gerekli düzenlemelerin yapılması ve istenen belgenin ihaleye katılım aşamasında sunulması zorunlu olan bir yeterlik kriteri olduğunun belirtilmesi gerekmektedir. Teknik şartnamelerde ise herhangi bir belgenin ihaleye katılım aşamasında sunulması zorunlu bir belge olarak belirlenip bir yeterlik kriteri işlevi görmesine imkân bulunmamaktadır. Bununla birlikte, teknik şartnamelerde düzenlenmekle birlikte bir yeterlik kriteri olarak işlev görmeyen ve bu sebeple ihaleye katılım aşamasında isteklilerden istenmesine imkân bulunmayan belgelerin de ihale dokümanında düzenleniyor olması sebebiyle, istekliler tarafından ihaleye katılım aşamasında olmasa dahi muayene ve kabul gibi daha sonraki aşamalarda sunulması gerektiği gözden kaçırılmamalıdır.
Yukarıda yer verilen tespitler ve mevzuat hükümleri çerçevesinde, Teknik Şartname’de istenilen ve sunulmaması nedeniyle başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına gerekçe gösterilen belgelerin, şikâyete konu ihaleye ait İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak yer verilmediği, dolayısıyla Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelerin yeterlik kriteri niteliği taşımadığı ve sözleşmenin uygulanması aşamasını ilgilendirdiği, ihale süreci sonunda imzalanan sözleşme neticesinde gerçekleştirilen muayene ve kabul işlemleri sırasında ihale üzerinde bırakılan isteklinin Teknik Şartname’de istenilen kriterleri karşılamadığının tespit edilmesi halinde ilgililer hakkında 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ve ilgili mevzuatta belirlenen yaptırımların uygulanabileceği değerlendirilmiş olup başvuru sahibinin teklifinin Teknik Şartname’de istenilen belgeleri sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata uyarlık bulunmadığı ve iddianın yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.
Öte yandan Assistt Rehb. ve Müş. Hiz. A.Ş. tarafından sunulan belgeler incelendiğinde, insan kaynakları grubu, raporlama grubu, eğitim grubu ve kalite güvence grubuna ilişkin Teknik Şartname’de istenilen belgelerin sunulduğu, dolayısıyla Teknik Şartname'de yer verilen belgeleri sunmadıkları gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına rağmen aynı işlemin Assistt Rehb. ve Müş. Hiz. A.Ş.ne uygulanmadığı iddiasının mesnetsiz olduğu sonucuna varılmıştır.
Netice olarak, başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata uyarlık bulunmadığı, dolayısıyla ihalenin iptal gerekçesinin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:
Başvuru konusu ihaleye katılan iki istekliden biri olan başvuru sahibinin teklifinin 5.084.365,50 TL, diğer istekli Assistt Rehberlik ve Müşteri Hizmetleri Anonim Şirketi’nin teklifinin ise 5.098.720,50 TL olduğu anlaşılmıştır.
Dolayısıyla, zaten aşırı düşük teklif sorgulamasına tâbi tutulan ve açıklamaları uygun bulunmayarak teklifi değerlendirme dışı bırakılan Assistt Rehberlik ve Müşteri Hizmetleri Anonim Şirketi’nin sunmuş olduğu tekliften daha düşük bir teklif sunduğu görülen başvuru sahibinin teklifine ilişkin olarak, birinci iddia yönünden yapılan inceleme ve değerlendirme sonucu başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınması yönünde düzeltici işlem belirlendiğinden, başvuru sahibinin “ekonomik açıdan en avantajlı teklif” konumuna geleceği, bu durumda ise Assistt Rehberlik ve Müşteri Hizmetleri Anonim Şirketi’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılıp bırakılmaması yahut değerlendirme dışı bırakılmasının gerekçesi bakımından her hangi bir hak veya menfaat kaybı söz konusu olmayacağı açıktır. Bu itibarla başvuru sahibinin ikinci iddiasının ehliyet yönünden reddedilmesi gerekmektedir.
Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Prizma Personel Destek Hizmetleri Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oyçokluğu ile karar verildi.
KARŞI OY
Başvuru sahibinin itirazen şikayet dilekçesinde belirtilen iddiası kapsamında Kurul çoğunluğunca, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işlemi uygun olmadığından ihalenin geçerli teklif kalmadığı gerekçesiyle iptalinin yerinde olmadığı, bu çerçevede ihalenin iptali işleminin iptaline ve başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınması yönünde “düzeltici işlem belirlenmesine” ilişkin karar verilmiştir.
Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde belirttiği iddiası kapsamında yapılan incelemeye göre;
Üç adet ihale dokümanının satın alındığı, iki isteklinin katıldığı ihalede, başvuru sahibinin teklifinin Teknik Şartname’nin 5.12, 5.13, 5.14 ve 5.15’inci maddelerinde teklif ekinde sunulması gereken belgeler arasında yer alan dokümanlardan şirket organizasyonu belgesinin sunulmadığı, grup tanımına uyulmadığı, raporlama eğitim ve performans yönetimi uzmanı olarak teklif edilen personelin Teknik Şartname’nin 5.10.5’inci maddesinde istenilen kriterleri karşılamadığı ve 7.2.2’nci maddesinde istenilen kriteri tevsik edici belge sunmadığı gerekçesi ile, Assistt Rehb. ve Müş. Hiz. A.Ş.’nin teklifinin ise aşırı düşük teklif sorgulaması uygun olmadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalenin geçerli teklif kalmadığı gerekçesiyle iptal edildiği tespit edilmiştir.
Başvuruya konu ihale Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Döner Sermaye İşletmesi tarafından yapılan Trabzon’da Etkileşim Merkezinde 12 ay süre ile 14 kalem personel ve hizmet alımı işi olup, Teknik Şartname’nin;
“İnsan Kaynakları ve Eğitim” başlıklı 5’inci maddesinde “5.10. Operasyon Grubu çalışanları aşağıdaki özellikleri sağlamakla birlikte, Kurum söz konusu yetkinlikleri doğrulamak için ilgili sertifika ya da belgeleri Yüklenici’den isteme hakkına sahiptir.
…
5.10.5. Raporlama-Analiz Uzmanı;
Özellikleri
• En az önlisans mezunu
• En az 3 (Üç) yıllık istatistik uygulama deneyimine sahip olmaları gerekmektedir.
• Buna ilişkin özgeçmiş, çalışma belgesi, şirket organizasyonu, görev tanımı gibi dokümanları hizmet alımı işinin başlaması öncesi Kurum’a sunacaktır.
Görevleri
• Etkileşim Merkezi faaliyetlerinin raporlanması, hizmet verilerinin analiz edilmesi hizmetlerinden sorumlu olacaktır.
…
5.12. İstekli Operasyon Grubu’nun dışında yer alan işe alım süreçlerini hızlı, esnek ve gereksinimlere uygun şekilde yerine getiren bir insan kaynakları grubuna sahip olacaktır. İstekli, buna ilişkin özgeçmiş, çalışma belgesi, şirket organizasyonu, görev tanımları gibi dokümanları teklifinin ekinde verecektir.
5.13. İstekli, Operasyon Grubu’nun dışında yer alan ve periyodik raporların üretimini gerçekleştiren ve çıkarımlarda bulunan bir raporlama grubuna sahip olacaktır. İstekli, buna ilişkin özgeçmiş, çalışma belgesi, şirket organizasyonu, görev tanımları gibi dokümanları teklifinin ekinde verecektir.
5.14. İstekli, Operasyon Grubu’nun dışında yer alan ve eğitim faaliyetlerini düzenleyen bir eğitim grubuna sahip olacaktır. İstekli, buna ilişkin özgeçmiş, çalışma belgesi, şirket organizasyonu, görev tanımları gibi dokümanları teklifinin ekinde verecektir.
5.15. İstekli, Operasyon Grubu’nun dışında yer alan ve kalite güvence süreçlerini gerçekleştiren bir Kalite Güvence Grubuna sahip olacaktır. İstekli, buna ilişkin özgeçmiş, çalışma belgesi, şirket organizasyonu, görev tanımları gibi dokümanları teklifinin ekinde verecektir.” düzenlemesine,
“Teknik Altyapı Özellikleri” başlıklı 7’nci maddesinde“7.2.ACD (Otomatik Çağrı Dağıtma Sistemi)
…
7.2.2. ACD (Otomatik Çağrı Dağıtma Sistemi) ürününün BHCC (BusyHour Call Completion) performans değeri en az 500.000 (Beş Yüz Bin) olacaktır. Bu şartı karşıladığına dair belge İstekli tarafından teklif sırasında sunulacaktır.” düzenlemesine,
Yer verilmiştir.
Anılan Teknik Şartname düzenlemelerinden, düzenlemede istenilen belgelerin istekliler tarafından teklif ekinde sunulması gerektiği düzenlenmesine rağmen aynı düzenlemelere İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde yeterlik kriteri olarak yer verilmediği anlaşılmıştır.
4734 sayılı Kanunun genel gerekçeleri arasında; “Saydamlık ilkesinin gereği olarak, ihalelerin isteklilerin yanı sıra hazır bulunan herkes önünde açık olarak yapılması… öngörülmüştür.” denilmiş, anılan Kanunun 36. maddesinin yasama gerekçesinde; “Şeffaflığı sağlamak üzere, ihale saatinde isteklilerin tekliflerini içere zarfların hazır bulunanlar önünde açılarak, içindeki belgelerin tam olarak verilip verilmediği ile teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olup olmadığını kontrol edilmesi düzenlenmiştir. Daha sonra yapılacak değerlendirmeler sırasında herhangi bir itiraz ile karşılaşılmaması için, isteklilerin teklif fiyatlarını açıklanması ve bütün bu işlemlerin tutanakla belgelenmesi öngörülmüştür…” şeklinde belirtilmiştir.
4734 sayılı Yasaya göre gerçekleştirilen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi ihale dokümanında yer alan düzenlemeler çerçevesinde gerçekleştirilmektedir. İdari şartname ve teknik şartname ihale dokümanı kapsamında yer alan belgelerden olup, işe ait idari şartnamenin 5.1 maddesinde de, idari şartname ve teknik şartnamenin ihale dokümanını oluşturan belgelerden olduğu belirtilmiştir.
4734 sayılı Kanunun genel gerekçeleri arasında; “Saydamlık ilkesinin gereği olarak, ihalelerin isteklilerin yanı sıra hazır bulunan herkes önünde açık olarak yapılması öngörülmüştür.” denilmiş, anılan Kanunun 36. maddesinin yasama gerekçesi “Şeffaflığı sağlamak üzere, ihale saatinde isteklilerin tekliflerini içeren zarfların hazır bulunanlar önünde açılarak, içindeki belgelerin tam olarak verilip verilmediği ile teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olup olmadığını kontrol edilmesi düzenlenmiştir. Daha sonra yapılacak değerlendirmeler sırasında herhangi bir itiraz ile karşılaşılmaması için, isteklilerin teklif fiyatlarını açıklanması ve bütün bu işlemlerin tutanakla belgelenmesi öngörülmüştür…” şeklinde belirtilmiştir.
4734 sayılı Kanunun 27 inci maddesinde; İhale ve ön yeterlik dokümanının içeriği ve idari şartnamede yer alması zorunlu hususlar, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 28 inci maddesinde yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler ayrıntılı bir şekilde düzenlenmiştir.
4734 sayılı Yasaya göre gerçekleştirilen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi ihale dokümanında yer alan düzenlemeler çerçevesinde gerçekleştirilmektedir. İdari şartname ve teknik şartname ihale dokümanı kapsamında yer alan belgelerden olup, işe ait idari şartnamenin 5.1 maddesinde de, idari şartname ve teknik şartnamenin ihale dokümanını oluşturan belgelerden olduğu belirtilmiştir.
Şikâyete konu ihaleye ilişkin, Teknik şartnamede istenilen belgelerin yeterlik kriteri kapsamında istenildiği, bu yeterlik kriterinin ihale komisyonunca değerlendirme yapılırken göz önünde bulundurulacağı, kesinleşmiş olan ihale dokümanı çerçevesinde, isteklilerin dokümanda belirtilen şartlara uygun teklif verip vermediğinin, yeterliği sağlayıp sağlamadığının belirlenmesi gerektiği açıktır. Aksi halde, yeterliği alamamış bir isteklinin sözleşme sonrasında bazı bilgi ve belgeleri sunacağı varsayımından hareketle yeterli bulunarak, üzerine ihale yapılması durumunda, 4734 sayılı Kanun, ilgili mevzuat ve idarece düzenlenen ihale dokümanı hükümlerine aykırı işlem tesis edilmiş olacaktır.
Bu durumda, idarelerce kesinleşen ihale dokümanına uygun olarak teklif değerlendirmesi yapılması gerektiği dikkate alındığında, anılan Teknik Şartnamenin belirtilen maddesinde yeterlik yönünde düzenleme yapan idarenin kendi düzenlemesine uygun hareket ederek istenilen belgeleri teklifi ekinde sunmayan başvuru sahibinin teklifini bu gerekçe ile uygun bulmaması işleminde, sonucunda da ihalede geçerli teklif kalmadığı gerekçesiyle ihaleyi iptal etmesinde mevzuata aykırılık bulunmadığı değerlendirilmiştir.
Açıklanan nedenlerle; başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde belirttiği iddiası kapsamında yapılan incelemeye göre “itirazen şikayet başvurusunun reddine” karar verilmesi gerektiği yönündeki düşüncemizle, Kurul çoğunluğunca verilen “düzeltici işlem belirlenmesine” niteliğindeki karara katılmıyoruz. (¤¤)
Full & Egal Universal Law Academy